Polska Zjednoczona Partia Robotnicza była kolejną emanacją organizacyjną (po Komunistycznej Partii Robotniczej Polski/Komunistycznej Partii Polski z lat 1918-1938 oraz Polskiej Partii Robotniczej z lat 1942-1948) partii komunistycznej w Polsce. Utworzono ją 15 grudnia 1948 r. na tzw. Kongresie Zjednoczeniowym PPR i Polskiej Partii Socjalistycznej. W okresie PPR ukształtowała się struktura organizacyjna partii, czyli podstawowe organizacje partyjne, terenowe instancje, aktyw i aparat partyjny oraz ogniwa kierownicze – Komitet Centralny, Biuro Polityczne i Sekretariat KC. Wg oficjalnej wykładni struktura organizacyjna partii podporządkowana była jej ideologicznym i politycznym funkcjom (Głowacki, 75). Struktura ta była wynikiem leninowskiej „zasady terytorialno-produkcyjnej”, oznaczającej de facto wszechobecność organizacji. Powoływała ona swoje organizacje podstawowe we wszystkich środowiskach zawodowych, miejscach pracy i zamieszkania, przy czym struktura ta ściśle skorelowana była z podziałem administracyjnym kraju, co oznaczało, że odpowiednim ogniwom administracyjno-terytorialnym odpowiadały właściwe ogniwa organizacji (Dziabała, 161-162).
Organizacja PZPR do 1 czerwca 1975 r. była związana z trzystopniową strukturą organów władzy i administracji państwowej, której głównym ogniwem były instancje powiatowe partii – odpowiednik powiatowych organów władzy i administracji państwowej. Po zapadnięciu decyzji o utworzeniu gmin, jako podstawowego ogniwa władzy terenowej – tym samym gminnych organizacji partyjnych i komitetów gminnych partii komunistycznej, struktury powiatowe stały się zbędne. Zadania PZPR związane ze sprawowaniem władzy oraz nadzorem nad całokształtem życia społeczno-politycznego, gospodarczego, kulturalnego i polityką kadrową, a także chęć wzmożenia kontroli nad aparatem terenowym organizacji, wpłynęły na potrzebę dostosowania jej struktur do struktur administracji (Albert, 667).
Decyzję o likwidacji powiatów i wprowadzeniu dwustopniowej struktury organów władzy i administracji państwowej oraz nowym podziale administracyjnym kraju podjęło XVII Plenum KC PZPR 12 maja 1975 r. Ustawę realizującą tą decyzję Sejm uchwalił 28 maja 1975 r. (Dz. U. Nr 16, poz. 91 – ustawa o dwustopniowym podziale administracyjnym państwa oraz o zmianie ustawy o radach narodowych). Od 1 czerwca 1975 r. na strukturę organizacyjną PZPR składały się: a) podstawowe organizacje partyjne (zakładowe, wiejskie, terenowe) podlegające komitetom gminnym, miejskim lub dzielnicowym; b) organizacje gminne, miejskie oraz dzielnicowe podlegające bezpośrednio komitetom wojewódzkim; c) organizacje wojewódzkie lub równorzędne, tworzone i podporządkowane bezpośrednio KC (Dziabała, 162).
Organizację i zakres zadań PZPR określały „Deklaracja ideowa PZPR” oraz „Statut PZPR” uchwalony na Kongresie Zjednoczeniowym 15 grudnia 1948 r., zmieniony i uzupełniony przez VII zjazd partii komunistycznej w grudniu 1975 r. Nowe komitety wojewódzkie powstały w oparciu o członków komitetów powiatowych, a koordynacją wszystkich działań związanych z tworzeniem nowych instancji terenowych i całego ich aparatu zajął się Wydział Organizacyjny KC.
Najwyższą władzą PZPR był zjazd zwoływany przez KC co 5 lat. W okresie między zjazdami najwyższą władzę stanowił Komitet Centralny, który realizował program uchwalony przez zjazd, kierował wszystkimi dziedzinami pracy partii, występował w jej imieniu na zewnątrz, wybierał Biuro Polityczne i Sekretariat, zatwierdzał regulaminy, określał wytyczne do pracy Biura Politycznego, zakres jego kompetencji, oceniał działalność Biura Politycznego i Sekretariatu, powoływał i oceniał pracę komisji problemowych, odwoływał ze swojego składu poszczególnych członków i powoływał na wakujące miejsca nowych, zatwierdzał strukturę organizacyjną partii i kompetencje pracowników politycznych, powoływał i tworzył wydziały KC oraz zatwierdzał i odwoływał ich kierowników. Poza tym powoływał instytucje partyjne i nadzorował ich działalność, ustalał kierunki polityki kadrowej i rozporządzał kadrami, kontrolował działalność członków partii zajmujących kierownicze stanowiska o znaczeniu ogólnokrajowym, kierował pracą organów prasowych partii, zarządzał majątkiem i funduszami (Głowacki, 91-92). Swoje zadania KC realizował poprzez posiedzenia plenarne zwoływane przez Biuro Polityczne (lub na wniosek 1/3 członków KC), nie rzadziej jak raz na 4 miesiące.
W okresie między posiedzeniami plenarnymi Komitetu Centralnego pracą partyjną kierowało Biuro Polityczne. Wybrani sekretarze KC stanowili Sekretariat, który kierował pracą w dziedzinie organizowania, wykonania i kontroli realizacji uchwał zjazdu oraz doboru, oceny i kontroli etatowych pracowników politycznych (Głowacki, 92).
Władzą wojewódzkiej, gminnej, miejsko-gminnej, miejskiej, dzielnicowej i zakładowej organizacji partii komunistycznej były konferencje zwoływane co 2 lata przez komitety odpowiedniego stopnia. W okresie między konferencjami sprawozdawczo-wyborczymi zwierzchnią władzą odpowiednich organizacji były komitety, do zadań których należało: kierowanie działalnością podległych im organizacji, zapewnienie realizacji programu i linii politycznej partii oraz uchwał komitetów nadrzędnych i ich własnych, kształtowanie działalności kadr partyjnych, kierowanie kształceniem ideologicznym członków, nadzorowanie („inspirowanie”) działalności instytucji państwowych, gospodarczych i organizacji społecznych, współdziałanie z „sojuszniczymi” partiami: Zjednoczonym Stronnictwem Ludowym i Stronnictwem Demokratycznym (Głowacki, 95).
Do koordynacji pracy partii komunistycznej w terenie powoływano przy poszczególnych instancjach odpowiednie wydziały, komisje i zespoły problemowe. Wydziały skupiały pracowników etatowych, wg specjalności i pionów pracy partyjnej, natomiast praca instancji i organizacji oparta była na „aktywie społecznym” (nieetatowych członkach partii) (Dziabała, 165).

Organizacja KW PZPR w Białej Podlaskiej
Komitet Wojewódzki PZPR w Białej Podlaskiej utworzono 1 czerwca 1975 r., równolegle do nowo utworzonego województwa bialskopodlaskiego, w składzie którego znalazły się północno-wschodnie tereny dawnego województwa lubelskiego (powiaty: bialski, większość parczewskiego i radzyński) oraz południowo-wschodnia część dawnego województwa warszawskiego (powiat łosicki). Obszar województwa bialskopodlaskiego objął 5.353 km2, co stanowiło 1,7 powierzchni Polski i pod względem wielkości plasowało je w grupie najmniejszych. W jego granicach znajdowało się 6 miast (Biała Podlaska, Łosice, Międzyrzec Podlaski, Parczew, Radzyń Podlaski, Terespol) i 35 gmin zajmujących obszary o niskim uzbrojeniu w urządzenia komunalne, zwłaszcza w sieć wodociągową i kanalizacyjną. Znacznie niżej rozwinięta niż przeciętna krajowa była tu sieć dróg na 100 km2 i aż o 50% mniej rozbudowana sieć linii kolejowych. Teren ten zamieszkiwało 280 tys. ludzi (0,8 ludności Polski), z czego 69 tys. w miastach. Obszar województwa miał charakter wybitnie rolniczy i stanowił jeden z ważniejszych producentów żywności w kraju. Przeważały nieduże chłopskie gospodarstwa rodzinne, które obejmowały 94% wszystkich gruntów rolnych (Magier 2006, 20).
Organizację partii komunistycznej w województwie bialskopodlaskim w czerwcu 1975 r. tworzyło 14.657 członków i kandydatów PZPR, działających w 862 podstawowych organizacjach partyjnych, których funkcjonowaniem kierował Komitet Wojewódzki, 4 komitety miejskie, 2 komitety miejsko-gminne i 35 komitetów gminnych (Caban, 235). Struktura organizacyjna PZPR w województwie przedstawiała się zatem następująco: a) podstawowe organizacje partyjne (zakładowe, wiejskie, terenowe) podlegające komitetom gminnym, miejskim lub dzielnicowym; b) organizacje gminne, miejskie oraz dzielnicowe podlegające bezpośrednio Komitetowi Wojewódzkiemu w Białej Podlaskiej.
Stanowisko I sekretarza KW PZPR w Białej Podlaskiej objął Ryszard Socha, były sekretarz rolny KW PZPR w Lublinie, a następnie funkcję tę pełnili: Czesław Staszczak (1981-1986), Józef Oleksy (1986-1989) i Stanisław Nowak (1989-1990). W skład KW weszło ogółem 76 członków i 13 zastępców członków (Caban, 236).
Władzę zwierzchnią wojewódzkiej organizacji partyjnej stanowiła Konferencja, którą zwoływano zwykle co 2 lata. Delegatami nań były osoby wytypowane przez odpowiednie konferencje gminne, miejskie i dzielnicowe oraz zaproszeni goście. Pracą Konferencji kierowało Prezydium wybierane w jawnym głosowaniu, które spośród swego grona wyłaniało przewodniczących obrad. W okresie między konferencjami najwyższą władzą wojewódzkiej organizacji PZPR był Komitet Wojewódzki, który zapewniał realizację programu uchwalonego przez zjazd, uchwał KC oraz uchwał Wojewódzkiej Konferencji Sprawozdawczo-Wyborczej, kierował wszystkimi dziedzinami prac partii, reprezentował ją na zewnątrz i określał główne kierunki i zasady realizacji zadań wynikających z planu społeczno-gospodarczego województwa. Komitet Wojewódzki sprawował władzę poprzez cykl posiedzeń plenarnych (Plenum KW), zwoływanych przez Egzekutywę (lub na wniosek 1/3 członków KW) zwykle co 2 miesiące (nie mniej niż 6 w roku). W posiedzeniach plenarnych mogli uczestniczyć (z prawem głosu) członkowie KW oraz (z prawem głosu doradczego) zastępcy członków KW. Poza tym mogli być na nie zapraszani przewodniczący Wojewódzkiej Rady Narodowej, Wojewoda Bialskopodlaski, kierownicy wydziałów KW, I sekretarze komitetów miejskich, miejsko-gminnych i gminnych, redaktorzy naczelni terenowych partyjnych organów prasowych, działacze partyjni pełniący kierownicze funkcje w organizacjach społecznych oraz inne osoby niezbędne przy omawianiu tematów merytorycznych. Obradom przewodniczył I sekretarz KW lub członek upoważniony przez Egzekutywę. Za merytoryczną stronę posiedzeń plenarnych odpowiadały wydziały KW, korzystając z pomocy komisji problemowych lub zespołów powołanych doraźnie. W okresie między posiedzeniami plenarnymi Komitet Wojewódzki kierował pracą partii poprzez swoje organy wykonawcze: Egzekutywę i Sekretariat. Egzekutywa (z reguły 2 posiedzenia w miesiącu) podejmowała decyzje zapewniające realizację uchwał KW, określała kompetencje i zakres obowiązków sekretarzy oraz kontrolowała ich bieżącą pracę. Pracami Egzekutywy kierował I sekretarz, który także przewodniczył jej posiedzeniom i reprezentował ją na zewnątrz. Sekretariat (4 posiedzenia w miesiącu) kierował działaniami Komitetu Wojewódzkiego w okresie między posiedzeniami Egzekutywy i zajmował się sprawami bieżącymi. Organami pomocniczymi były wydziały, referaty, komisje i zespoły problemowe (Archiwum 98, 100,109, 243; Dziabała, 164-165).
W czerwcu 1975 r. w strukturze Komitetu Wojewódzkiego PZPR w Białej Podlaskiej wyodrębniono wydziały: a) Organizacyjny; b) Ekonomiczny; c) Pracy Ideowo-Wychowawczej; d) Rolny i Gospodarki Żywnościowej; e) Wojewódzki Ośrodek Kształcenia Ideologicznego; f) Ogólny; a także: Wojewódzką Komisję Rewizyjną, Referat Listów i Inspekcji, Referat Kadr.
Stałą, ramową strukturę organizacyjną komitetów wojewódzkich Biuro Polityczne KC PZPR ustaliło dopiero w październiku 1981 r., po rozpatrzeniu wniosków i uwag zgłoszonych przez komitety wojewódzkie oraz Komisję Wewnątrzpartyjną KC (Archiwum 364). Część dotychczasowych funkcji Wydziału Organizacyjnego przejął nowo utworzony Wydział Polityczno-Organizacyjny, natomiast Wydział Ideologiczny zastąpił dotychczasowy Wydział Pracy Ideowo-Wychowawczej. Ustalenie szczegółowej struktury komitetów wojewódzkich pozostawiono jednak w gestii egzekutyw poszczególnych KW (Archiwum 364). Przez całe lata osiemdziesiąte XX w. trwały prace nad doskonaleniem struktury PZPR. Pojawiały się coraz to nowe projekty organizacji wewnętrznej partii, których myślą przewodnią było stworzenie w komitetach wojewódzkich większych jednostek organizacyjnych oraz upodobnienie struktur wojewódzkich PZPR do organizacji Komitetu Centralnego, w których przewidywano następującą hierarchię: wydział – referat – sektor – stanowisko pracy (Archiwum 242). Miało to „na celu uproszczenie struktur, jasność kompetencji umocnienie więzi z POP, skuteczniejsze wdrażanie uchwał, inspirację i kontrolę oraz potrzebę zmian w zakresie kierowania gospodarką” (Archiwum 242). Dopiero jednak 7 grudnia 1987 r. KC PZPR zatwierdził nową strukturę KW PZPR w Białej Podlaskiej, na którą składały się: a) Kancelaria I Sekretarza (w jej ramach Biuro Listów i Inspekcji); b) Wydział Polityki Kadrowej i Społeczno-Prawny (w jego ramach Referat ds. Działaczy Ruchu Robotniczego); c) Wydział Polityczno-Organizacyjny; d) Wydział Społeczno-Ekonomiczny; e) Wydział Rolny; f) Wydział Ideologiczny i Propagandy; g) Wojewódzki Ośrodek Kształcenia Ideologicznego; h) Wydział Oświaty i Kultury; i) Wydział Gospodarki Wewnątrzpartyjnej.
Potrzebę kolejnych zmian organizacyjnych KW PZPR w Białej Podlaskiej zasygnalizowała Wojewódzka Konferencja Sprawozdawcza z 18 lutego 1989 r. W projekcie przygotowanym przez Egzekutywę KW zaproponowano zastąpienie dotychczasowych wydziałów czterema pionami kierowanymi bezpośrednio przez sekretarzy KW: a) kadrowo-prawnym; b) pracy partyjnej; c) analiz, prognoz i inicjatyw gospodarczych; d) edukacji i informacji. W miejsce dotychczasowych komisji planowano powołać 6 komisji problemowych: pracy partyjnej, pracy w środowiskach inteligenckich, polityki ekonomicznej i rolnej, ds. młodzieży, organów przedstawicielskich i samorządowych, ds. skarg. Miało to prowadzić do uproszczenia systemu organizacyjnego Komitetu Wojewódzkiego, ograniczenia stanowisk kierowniczych, zwiększenia samodzielności pracowników. Był to krok iście (kontr)rewolucyjny, gdyż zrywał z zasadą produkcyjno-branżową organizacji struktury i przechodził do zasady funkcjonalnej, co oznaczało samowykluczenie się z grona partii typu marksistowsko-leninowskiego. W projekcie pisano, że „takie usytuowanie komisji i aparatu politycznego partii zmienia system funkcjonowania partii w województwie. Czyni go funkcjonalnym. Zrywa z dotychczasową praktyką zastępowania innych ciał i organów” (Archiwum 242). Partia komunistyczna przygotowywała się do „przejścia na polityczne metody kierowania” (Archiwum 13), czyli do funkcjonowania w nowej rzeczywistości politycznej (Dudek 2004). Reorganizacji tej nie zdążono już jednak wcielić w życie.

Kancelaria i obieg dokumentacji KW
Sprawę obiegu pism w KW PZPR w Białej Podlaskiej oraz działalności kancelaryjnej normowała Instrukcja [Sekretariatu KC PZPR] w sprawie dokumentacji partyjnej w komitetach i organizacjach PZPR z 1982 r. (Archiwum 609). Przewidywała ona funkcjonowanie w komitetach wojewódzkich bezdziennikowego systemu kancelaryjnego, opartego na strukturalno-rzeczowym wykazie akt. Systemu tego w KW w Białej Podlaskiej nie udało się jednak wdrożyć do końca jego istnienia. Żadna z komórek organizacyjnych KW nie stosowała systemu bezdziennikowego (pod koniec istnienia partii zbliżał się doń jedynie Wydział Polityczno-Organizacyjny, który próbował wprowadzić system bezdziennikowy, przy jednoczesnym stosowaniu specjalnego formularza rejestru spraw). Pomoc kancelaryjną stanowiły dzienniki podawcze w postaci rejestrów pism wpływających i wychodzących (Archiwum 612). Procedura ta powodowała, że poza jakąkolwiek ewidencją kancelaryjną pozostawała duża ilość dokumentacji własnej powstającej w poszczególnych wydziałach. Pod koniec 1988 r. zauważano, że „poza systemem rejestracji pozostają całe grupy dokumentów odzwierciedlających działalność partii na terenie województwa. Odnosi się to zarówno do protokołów posiedzeń Sekretariatu KW, protokołów konferencji sprawozdawczo-wyborczych, posiedzeń egzekutyw instancji I stopnia, notatek, sprawozdań, itp. dotyczących poszczególnych przejawów działalności partii” (Archiwum 612).
Kancelaria ogólna, której rolę spełniała Kancelaria I Sekretarza, stanowiła wydzielone stanowisko pracy, do którego zadań należała obsługa biurowa komórek organizacyjnych oraz ich kierowników, na co składało się zapewnienie sprawnego obiegu dokumentów, zbieranie danych i materiałów potrzebnych do pracy bieżącej oraz „odciążenie pracowników politycznych komórki od czynności biurowych i manipulacyjno-technicznych” (Archiwum 609). Na zasadach kancelarii funkcjonowały w KW również sekretariaty sekretarzy i kierowników poszczególnych wydziałów, przyczyniając się w ten sposób do funkcjonowania kancelarii zdecentralizowanej, gdzie czynności kancelaryjne wykonywane były przez poszczególne komórki organizacyjne.
Do zadań kancelarii należało przyjmowanie i kwitowanie pism, ich otwieranie i rozdział, rejestrowanie materiałów wpływających i wychodzących, przykładanie i wypełnianie pieczęci wpływu, prowadzenie rzeczowego wykazu akt, przedkładanie nadesłanych materiałów do wglądu przełożonym, kierowanie pism do załatwienia zgodnie z dekretacją kierownika komórki organizacyjnej, przechowywanie akt bieżących oraz przekazywanie akt do archiwum zakładowego.
Pisma wychodzące na zewnątrz sporządzano na blankietach firmowych, przy czym prawo uwierzytelniania pism podpisem posiadał I sekretarz KW, kierownicy poszczególnych wydziałów oraz ich zastępcy. Pismo wysyłane na zewnątrz zaopatrywano w odcisk pieczęci czerwonym tuszem. Komitet Wojewódzki – zgodnie z „Instrukcją o pieczęciach i stemplach partyjnych” z 1967 r. (znowelizowaną w roku 1978) – używał czterech głównych pieczęci.
Pieczęci metalowej, okrągłej (średnica 36 i 28 mm), z pełną nazwą partii w otoku, a pośrodku nazwą komórki organizacyjnej, miał prawo używać I sekretarz KW, Wojewódzka Komisja Kontroli Partyjnej i Wojewódzka Komisja Rewizyjna. Odciskano ją na dokumentach dużej wagi, np. protokołach z posiedzeń plenarnych i Egzekutywy, uchwałach, korespondencji reprezentacyjnej. W KW w Białej Podlaskiej pieczęcią okrągłą posługiwało się również Archiwum Komitetu Wojewódzkiego.
Pieczęci metalowej, w kształcie owalnym, wklęsłej, do laku, z pełną nazwą partii w otoku oraz nazwą instancji pośrodku miała prawo używać główna Kancelaria KW i służyły one do lakowania korespondencji i pakietów o charakterze tajnym.
Pieczęci kauczukowej, trójkątnej (wysokość boku 43 mm), z pełną nazwą partii w obwodzie i nazwą instancji (lub wydziału, referatu) w środku używała główna kancelaria KW, wydziały, referaty, Wojewódzki Ośrodek Kształcenia Ideologicznego, Wojewódzki Ośrodek Pracy Ideowo-Wychowawczej. Pieczętowano nią głównie korespondencję wewnątrzpartyjną pomiędzy poszczególnymi instancjami partii.
Stempli kauczukowych nagłówkowych, podłużnych, z pełną nazwą instancji (wydziału, referatu) używano do uwierzytelniania zwykłej korespondencji i pakietów o charakterze tajnym.
Pieczęcie dla wszystkich instancji partii komunistycznej na terenie województwa wykonywane były centralnie przez Wydział Ogólny KC, na podstawie zamówień sekretarza KW (Archiwum 242). Każda pieczęć posiadała „kartę ewidencyjną”, a wszystkie karty, po wypełnieniu i dokonaniu odcisku treści, przechowywane były w szafie metalowej w Wydziale Ogólnym KW (Archiwum 242).
Akta spraw ostatecznie załatwionych kancelaria przechowywała w teczkach i segregatorach, prowadzonych według wykazu akt dla danej komórki organizacyjnej. Akta kategorii A (materiały archiwalne) po trzech latach od wytworzenia przekazywano do AKW, zaś dokumentację kategorii B (dokumentacja niearchiwalna) przechowywano w zależności od uzgodnień z kierownikiem tegoż Archiwum. Przejmowanie akt, w stanie uporządkowanym, winno było następować w oparciu o spisy zdawczo-odbiorcze sporządzone w komórkach organizacyjnych (Archiwum 609). Jednak sposób i stan opracowania dokumentacji przejętej z AKW do archiwum państwowego wskazują, że ten punkt przepisów kancelaryjno-archiwalnych nie był realizowany, a wiele prac porządkowych prowadził archiwista. Potwierdza to protokół z kontroli kompleksowej KW PZPR w Białej Podlaskiej przeprowadzonej w listopadzie 1988 r., w którym odnotowano „poważne zastrzeżenia” w postępowaniu z dokumentacją odnośnie terminów przekazywania dokumentacji z komórek organizacyjnych do AKW, zasad ich przechowywania (brak kwalifikacji archiwalnej), uporządkowania i postępowania z dokumentacją niearchiwalną (Archiwum 612).
Szczegółowe rozwiązania kancelaryjne dotyczyły zabezpieczenia tajemnicy państwowej w pracy Komitetu Wojewódzkiego, przy czym szczególną ochroną otaczano „ściśle wewnętrzne sprawy KW, projekty decyzji, dokumenty i zawarte w nich wiadomości, których przedwczesne ujawnienie powodować może szkody, dezorganizacje i sprzyjać politycznym spekulacjom. Zdecydowanie [miano] przeciwdziałać gadulstwu i plotkarstwu” (Archiwum 609). W KW w Białej Podlaskiej funkcjonowały dwie kancelarie tajne: jedna do obsługi wydziałów i referatów – działała przy Kancelarii I Sekretarza; druga zajmowała się sprawami pracowniczymi i usytuowana była przy Referacie Kadr.
Dokumenty stanowiące tajemnicę partyjną i państwową kwalifikowano do czterech grup: a) tajne specjalnego znaczenia – były to wiadomości szczególnie ważne ze względu na obronność lub bezpieczeństwo PRL; b) tajne – wiadomości, których ujawnienie mogło narazić na szkodę ważny interes polityczny, społeczny lub gospodarczy PRL; c) poufne – wiadomości stanowiące tajemnicę służbową przeznaczone do użytku aparatu KW i instancji terenowych; d) do użytku wewnętrznego – wiadomości przeznaczone tylko dla aktywu lub członków partii komunistycznej (Archiwum 609).
Kancelaria tajna przyjmowała, rejestrowała, przechowywała, przekazywała i wysyłała tylko dokumenty zawierające tajemnicę partyjną i państwową. Działanie kancelarii tajnych oparte było na dziennikowym systemie kancelaryjnym, z takimi środkami ewidencyjnymi jak: a) dziennik ewidencyjny pism tajnych przychodzących; b) dziennik ewidencyjny pism tajnych wychodzących; c) książka doręczeń miejscowych przesyłek tajnych.

Archiwum KW
W myśl ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 14 lipca 1983 r. (Dz. U. Nr 38, poz. 173) dokumentacja wytworzona przez PZPR wchodziła w skład narodowego zasobu archiwalnego, jednakże archiwa partii nie podlegały nadzorowi państwowej sieci archiwalnej. Do końca lat pięćdziesiątych miały one charakter składnic akt. W 1955 r. składnice zostały przejęte przez Wydziały Propagandy komitetów wojewódzkich i wkrótce nastąpiło przekształcenie ich w archiwa komitetów wojewódzkich (Archiwa, 2-3; Chmielewska, Hołownia). Zadanie zabezpieczania dokumentacji wytworzonej przez struktury partii komunistycznej w Polsce nadzorowały kolejno: Wydział Historii Partii przy KC PPR, Archiwum KC PZPR, zaś od 1971 r. Centralne Archiwum KC PZPR. Wraz z archiwami komitetów wojewódzkich tworzyło ono sieć archiwów PZPR, z własnymi przepisami, kadrą oraz i metodyką archiwalną Durko, 3-9; Łaborewicz).
W związku z wprowadzeniem nowego podziału administracyjnego kraju w 1975 r. przed CA KC PZPR stanęło zadanie koordynacji zabezpieczenia akt partyjnych likwidowanych komitetów powiatowych oraz organizacji archiwów nowych komitetów wojewódzkich. Przypominano o potrzebie zabezpieczania wytworzonej dokumentacji, a w maju 1976 r. wyartykułowano dosyć szczegółowe przepisy postępowania z aktami w archiwach KW. Nowe komitety wojewódzkie partii komunistycznej zobowiązane zostały do utworzenia własnego archiwum, wygospodarowania na nie pomieszczeń i obsadzenia kadrą (Wytyczne; Horst, 208; Łaborewicz).
Archiwum KW PZPR w Białej Podlaskiej – zgodnie z wytycznymi CA KC PZPR – stanowiło archiwum całej organizacji partyjnej na terenie województwa bialskopodlaskiego (Wytyczne). Powołane zostało do istnienia w 1976 r., a w strukturze organizacyjnej i etatowej usytuowane było w Wydziale Pracy Ideowo-Wychowawczej (kolejne nazwy wydziału to: w latach 1981-1987 Wydział Ideologiczny; w latach 1987-1990 Wydział Ideologiczny i Propagandy). Nadzór merytoryczny sprawowało nad AKW CA KC PZPR, natomiast polityczny – Sekretarz ds. Ideologicznych KW (Archiwum 612). Zadaniem nowo utworzonego archiwum było przejmowanie materiałów archiwalnych wytworzonych przez KW, komitety miejskie, miejsko-gminne i zakładowe oraz wytypowane podstawowe organizacje partyjne. Dla każdego z nich tworzone były oddzielne zespoły archiwalne. Z KW do AKW miały być przekazywane akta wytworzone w wyniku działalności władz jednostek organizacyjnych: protokoły konferencji, Wojewódzkiej Komisji Rewizyjnej, Wojewódzkiej Komisji Kontroli Partyjnej, posiedzeń plenarnych i Egzekutywy oraz dokumentacja poszczególnych wydziałów. Materiały archiwalne po 2-3 latach od wytworzenia miały przekazywać do AKW również wszystkie instancje I stopnia (3 KM, 3 KM-G i 32 KG), a także 96 „reprezentatywne” POP. W tej grupie przekazaniu podlegały protokoły konferencji sprawozdawczo-wyborczych, posiedzeń plenarnych, posiedzeń komisji rewizyjnych i kontroli partyjnej, posiedzeń ogólnych i ankiety statystyczne (Wytyczne; Łaborewicz; Archiwum 610).
Przez cały okres funkcjonowania AKW jego obsadę personalną stanowił jeden pracownik polityczny na etacie starszego inspektora/instruktora. Etat ten zajmowały w tym czasie kolejno dwie osoby: Zenon Borysewicz (1976-1979) oraz Tomasz Demidowicz (1983-1990). W okresie od stycznia 1980 do września 1983 działalność AKW zamarła z powodu braku obsady kadrowej. Obaj kierownicy AKW byli młodymi pracownikami aparatu komunistycznego, którzy w momencie rozpoczęcia pracy archiwisty mieli niewiele ponad 30 lat, legitymowali się wykształceniem wyższym (Demidowicz posiadał tytuł doktora nauk humanistycznych) (Archiwum 610 i 611). Kierunek pracy AKW w całym okresie jego funkcjonowania wyznaczały: 1) instrukcje dotyczące gromadzenia, przechowywania i przekazywania akt KW i instancji niższych z 1976 r. (Archiwum 609), 2) instrukcja Sekretariatu KC PZPR w sprawie dokumentacji partyjnej w komitetach i organizacjach PZPR z grudnia 1982 r. (Horst, 303-315), 3) uchwała BP KC PZPR w sprawach archiwów partii z sierpnia 1984 (Archiwum 609), 4) wytyczne CA KC PZPR w sprawie działalności archiwów KW z 1986 r. (Archiwum 609), 5) wytyczne w sprawie przygotowania, zabezpieczenia i przekazania akt PZPR do Archiwum KW PZPR w Białej Podlaskiej z kwietnia 1988 r. (Archiwum 609), 6) bieżące instrukcje i zalecenia KC PZPR.
Na początku funkcjonowania AKW jego kierownik został przeszkolony przez pracowników AKC PZPR i jesienią 1976 r. złożył do Wydziału Organizacyjnego KW „zapotrzebowanie na sprzęt i materiały niezbędne do prawidłowego funkcjonowania Archiwum” (Archiwum 610). Na jego potrzeby przeznaczono dwa jednakowe pomieszczenia o wymiarach 3,8 x 2,8 m każde, znajdujące się w piwnicy nowo wybudowanej stołówki KW. Temperatura w pomieszczeniach była zmienna, ciepło w okresie zimowym utrzymywane było przy pomocy centralnego ogrzewania. Zainstalowano oświetlenie jarzeniowe. W 1976 roku archiwista zdołał jeszcze opracować „Instrukcję dotyczącą gromadzenia, przechowywania i przekazywania akt KM, KM-G, KG, KZ i reprezentatywnych POP do Archiwum KW PZPR [w Białej Podlaskiej]” oraz oddzielną „Instrukcję dotyczącą gromadzenia, przechowywania i przekazywania akt KW [PZPR w Białej Podlaskiej] do Archiwum KW PZPR” (Archiwum 609), które Sekretariat KW zatwierdził 20 grudnia 1976 r.
Do końca 1976 roku uporządkowano plakaty i zdjęcia będące w posiadaniu macierzystego Wydziału Pracy Ideowo-Wychowawczej oraz zakupiono propagandowe zestawy szkoleniowe obrazujące historię polskiego ruchu rewolucyjnego oraz zorganizowano pierwsze wystawy (Archiwum 609). Ustalono też stałe zadania AKW, do których należało: przejmowanie, opracowywanie i przechowywanie akt PZPR z terenu województwa bialskopodlaskiego, gromadzenie i opracowywanie wspomnień, zdjęć i pamiątek działaczy ruchu rewolucyjnego, organizowanie wystaw tematycznych związanych z rocznicami i uroczystościami partyjno-państwowymi, przeprowadzanie kontroli i szkoleń kancelaryjno-archiwalnych w instancjach stopnia podstawowego (Archiwum 609).
W 1977 roku lokal magazynowy AKW wyposażono w regały metalowe, zaś pomieszczenie biurowe w biurko, krzesła, maszynę do pisania oraz magnetofon kasetowy do nagrywania wspomnień „kombatantów” ruchu komunistycznego. Przejęto pierwsze akta wytworzone w 1975 r. Do końca tego roku w magazynie AKW znalazły się 324 j.a., które zajęły na regałach 2,30 mb. Tworzyły one 135 zespołów archiwalnych (Archiwum 609). W ciągu 10 następnych lat funkcjonowania AKW metraż jego zasobu powiększył się niemal 30-krotnie. Wg stanu na 31 grudnia 1988 r. wynosił on ogółem 66,10 mb., z czego 70% oceniano jako opracowany. W stanie nieopracowanym pozostawały materiały archiwalne z lat 1982-1986 (akta z lat 1987-1988 nadal pozostawały w wydziałach KW i instancjach niższych), wytworzone przez Wydział Organizacyjno-Polityczny, Wojewódzki Ośrodek Kształcenia Ideologicznego, Wydział Ideologiczny i Propagandy, komitety gminne oraz reprezentatywne POP. Ponadto w AKW przechowywano zdjęcia i plakaty (Archiwum 613).
Akta przejmowane do AKW ewidencjonowane były w księdze inwentarzowej zawierającej następujące informacje: 1) l.p., 2) data przyjęcia, 3) nazwa zespołu, 4) daty krańcowe, 5) ilość j.a. i mb., 6) nr spisu zdawczo-odbiorczego, 7) uwagi. Początkowo spisom zdawczo-odbiorczym nadawano numery w obrębie roku, natomiast od 1984 (po zmianie na stanowisku archiwisty AKW) otrzymywały one – prawidłowo – numerację ciągłą Archiwum 614). Spisy zdawczo-odbiorcze akt przekazywanych do Archiwum KW PZPR sporządzane były na formularzach zawierających takie rubryki jak: 1) l.p., 2) tytuł akt, 3) rok, 4) ilość pozycji, 5) kategoria archiwalna, 5) uwagi. W lewym górnym rogu umieszczano nazwę wydziału/instancji będącej twórcą dokumentacji. W prawym górnym rogu przewidziano miejsce na numer spisu oraz datę przyjęcia akt. Spisów zdawczo-odbiorczych zachowało się niewiele. Po krótkim okresie ich prawidłowego wypełniania na początku funkcjonowania KW, w latach osiemdziesiątych obserwujemy wyraźne pogorszenie się tego stanu. Formularze wypełniane są niekompletnie, brak podpisów, nazw twórców, numeracji. Na jednym szo umieszczano zarówno materiały archiwalne (kat. A), jak i dokumentację niearchiwalną (kat. B). W połączeniu z informacjami archiwisty KW na temat współpracy na linii: AKW – komórki organizacyjne KW/instancje, pozwala to sądzić, że dokumentacja przekazywana była do magazynu archiwalnego z reguły w stanie nieuporządkowanym i bez spisów zdawczo-odbiorczych (Archiwum 610).
W miarę napływania akt do AKW materiały archiwalne były sukcesywnie opracowywane. Na proces opracowania składało się porządkowanie teczek, naniesienie foliacji na dokumenty, pakowanie w specjalnie zamawiane obwoluty tekturowe, na które naklejano etykiety zawierające nazwę archiwum (Archiwum Komitetu Wojewódzkiego PZPR w Białej Podlaskiej), nazwę zespołu (gdy twórcą akt był KW uzupełniano go nazwą komórki organizacyjnej, która akta wytworzyła), opis jednostki, czyli tytuł teczki, daty skrajne jednostki (stosowano daty dzienne lub miesięczne wytworzenia akt), ilość kart oraz sygnaturę archiwalną. Sygnatura AKW miała budowę trój- lub czteroczłonową, na którą składały się: arabski numer zespołu łamany przez rzymski numer grupy akt (komórki organizacyjnej, serii) i kolejny numer inwentarzowy. W przypadku, gdy jednorodna zawartość jednostki archiwalnej nie mieściła się w jednej teczce – dzielono ją na tomy i dodawano numer tomu jako czwarty element sygnatury. Podstawowym środkiem ewidencyjnym materiałów archiwalnych opracowanych w AKW były inwentarze kartkowe, zbudowane według znormalizowanego wzoru państwowej sieci archiwalnej NDAP-0-3 opracowane przez Adama Wolffa. Ich budowę oraz sposób wypełniania ujednolicały wytyczne AKW w Białej Podlaskiej z kwietnia 1988 r. (Archiwum 609). Zwraca uwagę odmienny od wytycznych Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych (Zarządzenie, 277-279; Pismo, 502-514) sposób wypełniania 6 i 7 rubryki inwentarza. W rubryce 6 wpisywano jedynie formę sporządzenia dokumentów (np. maszynopis, rękopis), w 7 – liczbę kart w jednostce archiwalnej.
Niszczenie dokumentacji niearchiwalnej w AKW oraz kat. Bc w komórkach organizacyjnych KW wymagało specjalnej procedury brakowania. Z kolei niszczenie dokumentacji w instancjach I stopnia wymagało zgody AKW. Przepisy przewidywały, że dla brakowanej dokumentacji powinien zostać sporządzony protokół zniszczenia akt, w którym należało odnotować rodzaj akt, lata, ilość dokumentacji. Protokół swoimi podpisami mieli uwierzytelniać: sekretarz komitetu (kierownik wydziału), przewodniczący komisji rewizyjnej oraz archiwista AKW (Archiwum 609). Niestety, wśród materiałów archiwalnych KW PZPR w Białej Podlaskiej nie zachował się jakikolwiek ślad ewidencji brakowania zasobu. Z dokumentacji sprawozdawczej wiadomo jednak, że począwszy od 1984 r. przeprowadzano brakowanie dokumentacji niearchiwalnej. W 1984 r. wykazywano oficjalne wybrakowanie niespełna 1 mb. dokumentacji, w latach 1985-1986 – ponad 2 mb., zaś w latach 1987-1988 – 3,60 mb. (Archiwum 613). Występowanie wśród przejętej dokumentacji wielu luk w materiale aktowym, których wielkość można ocenić na ok. 30% dla akt samego KW (m.in. kancelaria tajna, protokoły z posiedzeń Egzekutywy i Sekretariatu KW z lat 1985-1990, dokumentacja budżetowa z lat 1988-1990), wskazywać może na wzmożone, „dzikie” brakowanie dokumentacji w końcowym okresie istnienia PZPR oraz w czasie bezpośrednio poprzedzającym przekazanie akt do archiwum państwowego, podobnie jak działo się to na terenie innych województw (Łaborewicz).
Cały okres istnienia AKW naznaczony był bardzo trudnymi warunkami lokalowymi. Pomieszczenia przeznaczone na archiwum były zbyt małe, by prawidłowo spełniać zadania magazynu, pomieszczenia biurowego do pracy oraz pracowni dla korzystających. Kontrola AKW w Białej Podlaskiej przeprowadzona w lutym 1984 r. przez Centralną Komisję Rewizyjną PZPR potwierdziła, że lokal „nie zapewnia warunków niezbędnych do przechowywania zasobu archiwalnego PZPR, ani sprawnego funkcjonowania archiwum”. Wskazywano przy tym w szczególności na:
- zbyt małe pomieszczenia, które uniemożliwiają sprawne funkcjonowanie;
- brak możliwości utrzymania stałej temperatury i wilgotności powietrza (w okresie letnim następowało zbytnie przesuszanie akt, w zimie – zawilgocenie);
- duże zagęszczenie powierzchni użytkowej powodujące niszczenie akt i niemożność utrzymania czystości;
szkodliwe dla personelu warunki pracy ze względu na całodobowe oświetlenie sztuczne, brak wentylacji, silny zapach papieru, kurz i sąsiedztwo powielarni;
- brak pełnego zabezpieczenia przeciwpożarowego (Archiwum 612).

W informacji o realizacji wniosków pokontrolnych CKR kierownik AKW w grudniu 1984 r. pisał, że pomimo interwencji podejmowanych w Wydziale Ogólnym, Sekretariacie KW oraz Wojewódzkiej Komisji Rewizyjnej, powyższe nieprawidłowości nie zostały usunięte. Mimo to nadmieniał, że „Archiwum KW liczy na podjęcie stosownych działań przez Komitet Wojewódzki, mających na celu poprawę warunków lokalowych” (Archiwum 612).
Dwa lata później informował: „Nie doczekała się dotychczas realizacja i koncepcja zmiany lokalizacji AKW, jak też poprawy warunków przechowywania materiałów. Zalecane doposażenie w sprzęt p.poż. ograniczono do wymiany gaśnic i wyposażenia w koce azbestowe, nie ma na wyposażeniu termohydrografu, nie została poprawiona instalacja elektryczna (Archiwum 610).
Kompleksowa kontrola KW PZPR w Białej Podlaskiej przeprowadzona przez Centralną Komisję Kontroli Partyjnej w listopadzie 1988 r. potwierdziła wszystkie wcześniejsze spostrzeżenia odnośnie fatalnych warunków lokalowych AKW. Zmusiło to władze wojewódzkiej instancji partii do oświadczenia, że „w wyniku dobudowania nowego skrzydła budynku KW przewidziano dla AKW lokal, również niestety piwniczny, ale z możliwością wentylacji naturalnej (okiennej) i powiększoną powierzchnią magazynową” (Archiwum 612). Nic nie wskazuje, by obietnice te zdołano wcielić w życie przez rozwiązaniem PZPR.
Taka sytuacja miała niewątpliwy wpływ na dyskomfort kierownika AKW, który nie tylko nie miał należytych warunków do pracy, prawidłowego wypełniania przepisów kancelaryjno-archiwalnych, ale także nie znajdował wsparcia u swoich zwierzchników. Takie też wrażenie niesie lektura ankiety wypełnionej przez archiwistę KW PZPR w Białej Podlaskiej w styczniu 1988 r. Tomasz Demidowicz, po 5 latach pracy (podjętej „po dłuższej namowie, pełnej gołosłownych obiecanek”), na pytanie o potrzebę podnoszenia kwalifikacji zawodowych, odpowiadał szczerze, że nie widzi takiej potrzeby. „Podnoszenie kwalifikacji – pisał – nie ma bowiem żadnego wpływu na jakikolwiek awans, wręcz przeciwnie, za wysokie kwalifikacje można ponosić karę w sensie płacy i narzucania dodatkowych zadań” (Archiwum 611). Była to niewątpliwie wypowiedź oparta na osobistym doświadczeniu, pamiętajmy, że Demidowicz mógł pochwalić się tytułem doktora nauk humanistycznych oraz ukończeniem Podyplomowego Studium Bibliotekoznawstwa i Informacji Naukowej na Uniwersytecie Wrocławskim (Archiwum 611). Wskazywał przyczyny hamujące realizację instrukcji kancelaryjno-archiwalnych, wśród których wymieniał brak synchronizacji działania wydziałów KW, ciągłe reorganizacje oraz zbytnią płynność kadrową. W efekcie konstatował, że „efekty pracy AKW niewiele są zależne od dobrego planowania, ale od klimatu, zakresu samodzielności, jakie stworzy się pracownikowi AKW w instancji terenowej” (Archiwum 611). Domyślamy się, że tego właśnie archiwiście KW PZPR w Białej Podlaskiej brakowało.
AKW PZPR w Białej Podlaskiej przestało istnieć na skutek samorozwiązania się partii 29 stycznia 1990 r. Decyzją Rady Ministrów z 19 marca 1990 r. materiały archiwalne PZPR stały się własnością państwa i zostały przejęte przez archiwa państwowe (Łaborewicz, 7). Dokumentacja zgromadzona w AKW w Białej Podlaskiej została przejęta przez Archiwum Państwowe w Lublinie Oddział w Radzyniu Podlaskim 29 czerwca 1990 r., za pośrednictwem bialskiej struktury sukcesora PZPR – Socjaldemokracji Rzeczypospolitej Polskiej. Akta przejęto na podstawie bardzo fragmentarycznych, niekiedy nie odpowiadających faktycznemu stanowi, spisów zdawczo-odbiorczych. Nabytki zakwalifikowane zostały jako jeden zbiór, któremu nadano nazwę: Archiwum Komitetu Wojewódzkiego PZPR w Białej Podlaskiej, gdyż składały się nań akta wszystkich instancji partii województwa bialskopodlaskiego (KW, KM, KG, KZ, POP), a także dokumentacja odziedziczona po Komitetach Powiatowych w Białej Podlaskiej, Łosicach i Radzyniu Podlaskim. Wielkość tego zbioru wyniosła 4.768 j.a., 72,90 mb. W 1998 r. dokonano podziału zbioru na poszczególne zespoły i rozpoczął się proces ich pełnego opracowania.